Nous sommes présentement à la recherche d’une assistante administrative relevant de la direction administrative de l’entreprise. La personne titulaire du poste traitera l’ensemble du travail de bureau de la direction et apportera un soutien logistique à l’ensemble de la permanence. Elle participera également aux diverses tâches spécialisées touchant les communications internes et externes de l’organisation.

Exigences, formation et responsabilités

EXIGENCES

• Techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Modalités d’accueil physique et téléphonique
• Maîtrise de la prise de notes et de la disposition des textes, esprit de synthèse, facilité de rédaction dans un environnement exigeant
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, etc...)
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit
• Bonne dactylographie
• Veille documentaire
• Éléments de base en droit du travail

 FORMATION

Un BTS (bac + 2) en Secrétariat/Assistanat Bilingue, est le minimum requis pour ce poste.

 RESPONSABILITÉS

Activités Primaires :

• Planifier, organiser et suivre l'ensemble des activités de bureau et de soutien au sein de l'entreprise.
• Offrir un soutien administratif aux différents membres de la direction.
• Organiser les rendez-vous, filtrer les appels et les accueils physiques.
• Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
• Concevoir et rédiger des documents, des courriers, des notes de service, des contrats à l’internet et à l’externe.

Activités secondaires :

• Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...).
• Concevoir des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord, et les mettre à jour.
• Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations.
• Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
• Organiser et suivre les conditions d’exécution de contrats de maintenance bureautique.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Aptitudes recherchées & Atouts

Aptitudes personnelles

• Sens de l’organisation et de la planification
• Autonomie et débrouillardise
• Attitude positive et bonne communication interpersonnelle
• Honnêteté, ponctualité et discrétion 
• Flexibilité et adaptabilité 

Date limite: 20 juin 2016