Tous les entrepreneurs sont débordés et doivent souvent prendre des décisions dans l'urgence.

Cette situation est normale, cependant elle ne doit pas être systématique sur le moyen et long terme.Il faut absolument sortir du cercle vicieux d'être systématiquement en "réaction" (être sous la contrainte des demandes qui arrivent sans cesse) pour se placer dans une philosophie d'action où vous décidez et vous choisissez au lieu de subir.

Pour cela il est indispensable de prévoir, prioriser et anticiper, et cela passe par la nécessité de mieux s'organiser et de mieux travailler.

Comment savoir si c'est votre cas ?

Il suffit de répondre Oui à une des questions suivantes :

- Votre bureau / PC / Outlook est t'il rangé ? Pouvez-vous retrouver facilement un email, un courrier... ?
- Est-ce qu'il vous arrive de manquer un rendez-vous, ou arrivez-vous systématiquement en retard aux réunions ?
- Est-ce qu'à la fin de la journée vous vous dites "Déjà !", sans avoir réalisé le travail le plus important à faire ou en ayant l'impression de ne pas avoir avancé ?
- Est-ce que vous avez toujours l'impression de travailler dans l'urgence et sous le stress ?
- ...

Pour changer cette situation voici quelques bonnes habitudes à prendre :

- Listez et écrivez systématiquement tout ce que vous devez faire (urgent ou pas), soit dans un fichier Word, soit sur un cahier, soit sur Outlook, Bref un support facilement accessible... Cela vous permettra de savoir tout ce que vous devez faire pour (enfin) prioriser votre travail.

- Listez pour chaque jour ce que vous devez faire en Top Priorité (en étant réaliste sur le travail à effectuer, c'est-à-dire en multipliant par 2 le temps que vous estimez), et faites de même pour la semaine à venir en listant ce que vous devez faire. Une bonne idée est de prendre un Post-it carré pour lister les tâches du jour afin de les barrer au fur et à mesure, puis de jeter le post-it (source d'une grande satisfaction !).

- Pour les gros projets (salon, site Web...) faites un rétro-planning avec toutes les tâches intermédiaires à faire afin de simplifier la gestion du travail à effectuer et ne rien oublier. Ce travail vous servira ainsi à clarifier dans votre esprit tout ce que vous devez faire. Si nécessaire, bloquez dans votre agenda des heures pour réaliser les tâches.

- Faites toujours les choses les plus importantes (ex: relire un texte, valider des prix...) ou les plus « lourdes » en premier (ex : faire des business plan sur Excel) : Règle N°1, Ne repoussez pas à plus tard ce que vous devez faire. Si nécessaire encouragez-vous avec un "Allez" que vous dites à voix haute pour vous motiver. Si c'est vraiment dur ou compliqué, accordez vous une "récompense" une fois que ce travail sera réalisé (café, un mail à quelqu’un de cher à vos yeux, coup de fil perso...)

- Définissez dans votre agenda des plages "tampon" pour les urgences. Pour cela calez-vous des réunions de travail avec vous-même toutes les semaines pour gérer l'imprévu (ex: tous les mercredi matin c'est réunion avec vous-même).

- Réalisez de manière groupée les petites tâches (ex: 1 h pour lire les emails avant d'aller déjeuner le midi, justifier vos notes de frais...). Cela vous permet de tout traiter à la suite de manière mécanique sans devoir repenser à ce qu'il faut faire.

- Pour les choses très importantes, faites les dès votre arrivé au bureau, ne lisez pas vos emails, ne répondez pas au téléphone (si possible)... avant d'avoir avancé autant que vous l'avez prévu.

- Mettez vous à l'écart pour travailler tranquillement (dans une salle de réunion, dans une autre pièce...) pour ne pas être dérangé et rester concentré.

- Planifiez 2h / mois pour réfléchir à votre stratégie et au long terme afin de ne pas rester scotché dans l'opérationnel.

- Retenez-vous de faire autre chose tant que vous n'avez pas atteint votre objectif. En effet en entreprise plus qu’ailleurs, notre cerveau et notre culture actuelle est celle de l'interruption et de la facilité. Or rester concentré demande un effort que peu d'entre nous sommes maintenant capables de faire ; et ce pour une longue durée. Vous devez donc vous forcer à rester à votre bureau et à résister le plus possible à la tentation d'aller boire un café, dire bonjour à un collaborateur, aller aux toilettes, de lire vos emails, de regarder l’appel manqué de tout à l’heure...

- Analysez dans la journée votre période où vous êtes le plus productif, et celle où vous êtes fatigué (ex: à 14h après mangé, à 18h...) pour caler à ces moment là des tâches adaptées.

- Prenez des bonnes habitudes : désactivez l'affichage automatique des nouveaux emails arrivant dans votre Messagerie privée, consultez vos emails uniquement toutes les heures ou plutôt toutes les 2 heures (si bien sur vous êtes susceptible d’y recevoir des informations hautement importantes). Gardez votre bureau propre et vos dossiers organisés dans des chemises pour ne pas perdre de temps à chercher les informations, informez vos collègues de la gestion de leurs demandes afin de ne pas avoir à expliquer où en sont leurs demandes...

- Apprenez à être concis et à aller droit au but : au téléphone après la phase de politesse passez à l'objet de l'appel et ce que vous voulez faire, en réunion définissez clairement l'objet de la réunion et les décisions à prendre et à la fin définissez les actions de chacun et les dates de réalisation...

- Faites des pauses cafés, afin de conserver l'espace pour la détente et les communications informelles. Nous sommes des êtres humains et la communication informelle est essentielle ! Vous ne devez pas devenir un ROBOT !

- Ne commencez plus votre journée par lire vos emails et vos newsletters, commencez directement à travailler sur vos objectifs de la journée. De même préparez dès le soir d'avant ce que vous allez faire en priorité le lendemain à la première heure.

- Evitez de recevoir des emails perso ou des appels perso au travail (ou mettez votre téléphone sur répondeur).

- Gérez efficacement vos email : utilisez des modèles d'emails et de signature pour gagner du temps (ex: faites une signature avec "Bonjour," et "Cordialement" avec votre signature), utilisez des règles pour transférer les messages de service ou les newsletters dans un répertoire "A lire", installez Google Desktop pour rechercher facilement les emails ou fichiers sur votre PC, créez des sous-répertoires sur votre PC et dans votre boite email, copiez sur votre Pc les emails afin de les retrouver plus facilement, essayez de garder votre boite de réception la plus vide possible avec uniquement les messages les plus urgents, classez-supprimez-transférez-traitez tous les emails entrants pour ne pas les laisser en attente dans votre boite email....

- Pour ceux qui sont « High-tech », profitez de la Mobilité et d'internet sur votre Smartphone pour répondre à vos emails dans les trajets, entre deux rendez-vous.... Et mettez à jour votre agenda pour répondre immédiatement aux demandes. De même lorsque l'on vous demande quelque chose ne dites pas "Envoyez-moi un email", mais créez une note dans votre Smartphone et envoyez-la vous dans votre boite email pour ne rien oublier. Attention néanmoins : toutes les tâches ne sont pas à faire avec un iPhone (saisie de texte...), il ne faut faire que ce qui fait vraiment gagner du temps.

- Gardez dans un répertoire dédié aux emails à relancer (ex: un sous dossier dans les éléments envoyés) afin de ne pas oublier de relancer les personnes qui doivent réaliser un travail pour vous. Ce dossier pourra être checké tous les jours ou une fois par semaine selon l'urgence.

- Apprenez à dire "NON" poliment et en justifiant votre réponse si on vous demande de faire quelque chose qui n'est pas de votre ressort. Parfois il vaut mieux dire non et que la situation apparaissent telle qu'elle est, plutôt que de masquer le problème en travaillant comme un esclave.

Et vous, quels sont vos conseils pour être plus efficace au quotidien ?